Směrnice k zákonu o ochraně oznamovatelů

 OBSAH:

1 Účel a cíl směrnice

2 Vymezení pojmů

3 Zřízení vnitřního oznamovacího systému

4 Povinnosti společnosti a příslušné osoby

5 Postup při oznámení pomocí vnitřního oznamovacího systému

6 Důvěrnost, vedení záznamů a ochrana osobních údajů

7 Závěrečná ustanovení

1. Účel a cíl směrnice

Účelem této směrnice je zlepšit prosazování práva a politik Unie v konkrétních oblastech stanovením společných minimálních norem, které zajistí vysokou úroveň ochrany osob oznamujících porušení práva Unie. Touto směrnicí je nastaven soulad s povinnostmi vyplývajícími ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Zásadní povinností pro povinné subjekty je především umožnit bezpečně a diskrétně podat oznámení o porušení práva Unie pomocí vnitřního oznamovacího systému a jmenovat k tomu příslušnou osobu.

Všechny postupy stanovené v tomto předpisu splňují požadavky právních předpisů v oblasti ochrany osob, osobnosti a oznamovatelů, zejména Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen Směrnice EU) a NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále GDPR).

Směrnice zaručuje všem oznamovatelům, že v případě podání oprávněného a důvodného oznámení bude jeho osoba a případně i osoby zúčastněné chráněny proti případným odvetným opatřením.

2. Vymezení pojmů

2.1. Oznámení

Oznámením se pro účely této směrnice rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující oblasti stanovené Směrnicí EU nebo zákonem o ochraně oznamovatelů, o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

2.2. Působnost směrnice

Oblasti pro oznámení porušení jsou stanovené Směrnicí EU a jinými právními předpisy EU, zejména Smlouvy o fungování Evropské unie tyto:

a) finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,

b) daně z příjmů právnických osob,

c) předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

d) ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,

e) bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

f) ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,

g) radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

h) zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,

i) ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

j) ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

k) ochrany finančních zájmů Evropské unie,

l) fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory.

2.3. Zaměstnanec

Zaměstnancem se rozumí osoba v pracovněprávním vztahu nebo obdobném vztahu, včetně činností a prací na základě dohod o práci konané mimo pracovní poměr.

2.4. Oznamovatel

Oznamovatelem dle této směrnice se rozumí fyzická osoba, která oznámí informace o porušení, jež získala v souvislosti s činnostmi souvisejícími s prací pro povinný subjekt. Oznamovatel může podat oznámení pomocí vnitřního oznamovacího systému povinného subjektu, nebo prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti. Za splnění určitých podmínek má oznamovatel právo své oznámení i zveřejnit.

2.5. Vnitřní oznamovací systém

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

2.6. Ochrana oznamovatelů a dalších osob

Oznamovatelé mají nárok na ochranu, pokud měli oprávněné důvody se domnívat, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé (oznamovatel nesmí učinit oznámení vědomě nepravdivé) a že tyto informace spadaly do oblasti působnosti Směrnice. Ochranou oznamovatelů se rozumí především zajištění bezpečného oznamování a zabránění odvetných opatření.

2.7. Odvetná opatření

Odvetným opatřením se rozumí jakékoli přímé či nepřímé jednání nebo opomenutí, k němuž dochází v pracovním kontextu, které je vyvolané interním či externím oznámením nebo uveřejněním a které oznamující osobě působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu.

Takovým odvetným opatřením může být zejména:

a) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,

b) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,

c) odvolání z místa vedoucího zaměstnance,

d) uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,

e) snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,

f) diskriminace,

g) přeložení nebo převedení na jinou práci,

h) pracovní posudek,

i) ostrakizace,

j) neumožnění odborného rozvoje,

k) změna rozvržení pracovní doby,

l) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,

m) výpověď nebo odstoupení od smlouvy,

n) zásah do práva na ochranu osobnosti.

2.8. Chráněná osoba

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel, ani osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, nebo osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou, nebo osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení, nebo osoba oznamovatelem ovládaná, nebo osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, případně i právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou, nebo právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou.

Ochrany před odvetným opatřením se nemůže domáhat osoba, která podala vědomě nepravdivé oznámení.

Oznamovatel a osoba chráněná podle Směrnice EU mají právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li jim odvetným opatřením způsobena nemajetková újma.

Práva na ochranu před odvetným opatřením se nelze vzdát.

2.9. Příslušná osoba

Příslušná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo dalších osob stanovených právními předpisy.

Příslušná osoba zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak.

Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti podle Směrnice EU nestranně.

3. Zřízení vnitřního oznamovacího systému

3.1. Pro potřeby společnosti SPOLTEX je zaveden Vnitřní oznamovací systém, který umožňuje uplatňovat oznámení vzdáleným přístupem rychle a diskrétně v souladu s platnými právními předpisy. Přístup k Vnitřnímu oznamovacímu systému je na webových stránkách www.spoltex.cz/oznamovani/  Oznamovatel tím není omezen ve svém právu uplatnit tento postup oznámením na Ministerstvu spravedlnosti dle platných právních předpisů a za splnění určitých podmínek má oznamovatel právo své oznámení i zveřejnit.

3.2. Vnitřní oznamovací systém je zajištěn nepřetržitě formou vzdáleného přístupu uvedeného na webových stránkách, dále poštou nebo osobně.

3.3. SPOLTEX určuje „Příslušnou osobou“ pro příjem, prošetření a nakládání s oznámeními Martina Braťku.

3.4. Kontakt na příslušnou osobu:

Martin Braťka, SPOLTEX spol. s r.o., Tanvaldská 345, 46311 Liberec XXX – Vratislavice nad Nisou, telefon 724251954, email bratka@spoltex.cz

3.5. Informace o „Příslušné osobě“ a kontaktní údaje jsou uvedeny i způsobem umožňujícím dálkový přístup na webových stránkách SPOLTEXu.

4. Povinnosti společnosti SPOLTEX a příslušné osoby

4.1. Společnost na pokyn příslušné osoby zajistí ochranu oznamovatele před jakýmkoliv odvetným opatřením.

4.2. Zaměstnanci budou prokazatelně seznámeni o právu na podání oznámení a zabránění odvetných opatření.

4.3. Archivaci materiálů předaných příslušnou osobou společnost řeší dle zákona č. 499/2004 Sb. (Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) v souladu s vydaným spisovým řádem dle platného skartačního plánu.

4.4. Společnost při prošetřování oznámení má povinnost součinnosti s příslušnou osobou a případně pověří k součinnosti další osoby (zejm. zaměstnance) v rámci povinného subjektu. Příslušná osoba má oprávnění vyžadovat písemnosti nebo jiné věci potřebné pro posouzení, oprávnění požadovat vysvětlení, oprávnění vstupovat do kanceláří a jiných prostor povinného subjektu atd.

4.5. Příslušná osoba především plní tyto povinnosti:

● nakládá s oznámeními dle platných právních předpisů týkajících se ochrany oznamovatelů i ochrany osobních údajů,

● zajišťuje, že odesílatel oznámení obdrží potvrzení o jeho přijetí,

● zajišťuje řádné posouzení důvodnosti oznámení,

● v případě ústního oznámení ukládá nahrávku, nebo přepis podání,

● reaguje na oznámení a řeší ho ve stanovených lhůtách,

● informuje oznamovatele o krocích provedených v rámci šetření jeho oznámení,

● zajišťuje komunikaci s ministerstvem spravedlnosti k účelu řádného uzavření oznámení v souladu s platnými zákony a směrnicemi,

● navrhuje uplatnění případných postihů,

● vede zabezpečený systém pro archivaci jednotlivých oznámení ze všech zdrojů po dobu 5 let

5. Postup při oznámení pomocí vnitřního oznamovacího systému

5.1. Za oznámení přes Vnitřní oznamovací systém se rozumí takové podání, které bylo oznámeno prostřednictvím emailové schránky umístěné na webových stránkách společnosti, nebo přímo příslušné osobě, a to písemně, telefonicky či osobně.

5.2. V případě ústního oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo přepis.

5.3. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil, a jeho vyjádření se k přepisu přiloží.

5.4. Zvukový záznam se pořizuje se souhlasem oznamovatele. V případě nesouhlasu příslušná osoba sepíše pouze písemný záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.

5.5. Požádá-li oznamovatel o osobní formu podání, je příslušná osoba povinna takové oznámení přijmout v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů.

5.6. O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, toto nemusí příslušná osoba provést, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení neinformovala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

5.7. Příslušná osoba musí provést předběžné posouzení oznámení, především:

a) zda se jedná o oznámení podle Směrnice EU (tzn., spadá oznamované jednání pod oblasti vymezené Směrnicí EU),

b) zda je dodržen tzv. pracovní kontext (tzn., že oznamovatel se o porušení práva dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností a současně mu ze strany povinného subjektu skutečně hrozí uplatnění odvetných opatření),

c) zda oznámené protiprávní jednání vykazuje podezření z přestupku, trestného činu nebo jiného protiprávního jednání,

d) zda postačuje oznamované jednání vyřešit interně.

5.8. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení, s výjimkou, kdy by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele. V případech skutkově nebo právně složitých oznámení lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.

5.9. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle směrnice, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

5.10. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba společnosti navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.

5.11. Nepřijme-li společnost opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření.

5.12. O přijatém opatření společnost neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele, vyjma případů, kdy oznamovatel nechce být seznámen, nebo by došlo k prolomení diskrétnosti.

5.13. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat toto oznámení u orgánu veřejné moci.

5.14. O předaných oznámeních, jejich řešení a přijatých opatřeních provede společnost záznam.

6. Důvěrnost, vedení záznamů a ochrana osobních údajů

6.1. Důvěrnost

Totožnost oznamovatele kromě příslušné osoby nelze bez jeho písemného souhlasu nikomu prozradit. To platí také pro všechny další informace, z nichž lze totožnost oznamovatele odvodit.

Totožnost oznamovatele a jakékoli další informace odkazované na takovou osobu lze zveřejnit pouze, pokud to vyžadují právní předpisy (např. v případě soudního řízení), mimo jiné za účelem ochrany práv dotčené osoby.

6.2. Vedení evidence oznámení

Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu datum přijetí oznámení, jméno, kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy, shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.

6.3. Ochrana osobních údajů

Jakékoli zpracování osobních údajů prováděné podle těchto zásad, včetně jejich výměny nebo předávání, bude prováděno v souladu s právními předpisy. Osobní údaje, které zjevně nejsou relevantní pro zpracování konkrétního oznámení, nebudou shromažďovány, nebo pokud budou náhodně shromážděny, budou bez zbytečného odkladu vymazány. Příslušná osoba zajistí v případě potřeby řádnou anonymizaci osobních údajů dle GDPR.

7. Závěrečná ustanovení

7.1. Tato Směrnice nabývá účinnosti dne 1.8.2023.